Der dritte Teil der Serie »Marketing für Musikvereine« beschäftigt sich einerseits intensiv mit der internen Kommunikation im Musikverein, andererseits mit der Außendarstellung oder – besser gesagt – mit dem Erscheinungsbild des Musikvereins.
Es ist sehr wichtig, dass die Musikerinnen und Musiker innerhalb des Musikvereins regelmäßig von Dirigent und Vorstand darüber informiert werden, was geplant ist, welche Neuigkeiten es gibt und welche Beschlüsse gefasst wurden.
Hier geht es darum, alle Musikerinnen und Musiker aktiv in das Vereinsgeschehen einzubinden und somit auch die Verantwortlichkeit aller Musiker zur Beteiligung einzufordern. Bei einer fehlenden Informationspolitik kann bei den Musikern schnell der Eindruck entstehen, dass »nichts passiert«, »der Vorstand nichts tut« oder »Geheimniskrämerei« betrieben wird.
Die Kommunikationswege im Musikverein sind jedoch keine Einbahnstraßen. Ebenso wichtig ist der regelmäßige Austausch zwischen Musikern und Vorstand und natürlich auch dem Dirigenten.
Zunächst beschäftigt sich dieser Artikel mit der Informationspolitik.
Terminplan
Besonders wichtig ist die rechtzeitige Kommunikation von Terminen. Optimal ist eine Jahresplanung, wenigstens jedoch eine Halbjahresplanung. In einem Terminplan sollen im Voraus schon sämtliche Proben, Registerproben und Probentage bzw. -wochenenden geplant und festgelegt sein.
Im Idealfall stehen auch schon sämtliche Konzert- und Auftrittstermine darin. Diese können jedoch auch rechtzeitig nachgetragen und ergänzt werden. Bei einer rechtzeitigen Information können sich alle Musikerinnen und Musiker schon sehr frühzeitig auf die Termine einstellen und ihre sonstigen Freizeitaktivitäten darum herum planen.
Kurzprotokoll der letzten Vorstandssitzung
Um alle Musikerinnen und Musiker darüber zu informieren, was in der vergangenen Vorstandsitzung besprochen wurde, eignet sich ein Kurzprotokoll hervorragend. Ein Protokoll wird innerhalb der Sitzung für die Vorstandsmitglieder sowieso geschrieben und die wichtigsten Punkte daraus zusammenzufassen, ist nicht viel mehr zusätzliche Arbeit.
Um passive Mitglieder mehr an den Musikverein zu binden, ist es auch hier notwendig, diese auf dem Laufenden zu halten. Hier geht es nicht nur darum, diesen eine Einladung zum kommenden Konzert zukommen zu lassen, sondern auch um Informationen, wie sich beispielsweise die Jugend entwickelt, welche besonderen Leistungen erbracht wurden (JMLA, Wettbewerbe usw.), runde Geburtstage und Jubiläen, welche Werke momentan geprobt werden und warum, und so weiter. Die Möglichkeiten, mit den passiven Mitgliedern in ständigem Kontakt zu bleiben, sind vielfältig.
