»Man muss es halt machen«, sagt mancher freiberufliche Musiker und/oder Instrumentallehrer über die Notwendigkeit der Buchführung von Einnahmen und Ausgaben. Schließlich muss man irgendwann auch eine Steuererklärung machen (oder zumindest alle gesammelten Rechnungen beim Steuerberater abliefern), und man möchte ja auch wenigstens einen groben Überblick über seine Finanzen haben.
Stefan Reggel, freiberuflicher Musiker, Dirigent und Musikpädagoge aus dem Ostallgäu, hat die Software »Lexoffice« einem Praxistest unterzogen – und ist begeistert.
»Lexoffice« verspricht dem Freiberufler mehr Freiheit, was die allseits unbeliebte Büroarbeit angeht. Dass die Software dieses Versprechen hält, bestätigt Stefan Reggel nach einem Praxistest.
»Einfach ein paar Rechnungen…«
»Ich habe ganz einfach ein paar Rechnungen geschrieben, die ohnehin zu schreiben waren«, verrät der Musiker. »Und ›einfach‹ heißt in dem Fall tatsächlich ›einfach‹!« Die Inbetriebnahme der Software ist kinderleicht: Der Nutzer registriert sich auf der Webseite www.lexoffice.de und erhält einen Account, auf dem seine Daten fortan gespeichert sind. Das dauert keine fünf Minuten.
Die Vorteile an der webbasierten Software liegt auf der Hand: Der Nutzer kann von überall her auf seine Daten zugreifen. Einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung. Ob der User aber von seinem eigenen Computer auf die Daten zugreift oder vom Smartphone oder Tablet oder vom Verwaltungscomputer in der Musikschule aus, das spielt keine Rolle. Für Mobilgeräte bietet »Lexoffice« eine kostenlose App an.
Zudem ist durch die webbasierte Software auch eine hohe Ausfallsicherheit gegeben: Wenn der eigene PC seinen Geist aufgibt, bleiben die Daten erhalten und erreichbar, denn sie sind auf dem Server von »Lexoffice« gespeichert. Das ist ein nicht zu unterschätzender Faktor, denn so ein PC gibt seinen Geist ja erfahrungsgemäß grundsätzlich dann auf, wenn man ihn am dringendsten braucht, weil beispielsweise der letzte Termin für die Abgabe der Steuererklärung näherrückt.
Hat sich der User in die Software bzw. in seinen Account eingeloggt, gelangt er vom »Dashboard« aus schnell und direkt zu allen wichtigen Funktionen. »Ich muss gestehen, dass ich bislang ein bisschen altmodisch unterwegs war. Meine Rechnungen habe ich im Textverarbeitungsprogramm geschrieben, meine Kaufbelege habe ich gesammelt und am Ende des Jahres händisch in eine Tabelle eingetragen. Rechnungen, die ich Musikvereinen oder Instrumentalschülern gestellt habe, habe ich ebenfalls gesammelt und in unregelmäßigen Abständen mit meinem Kontoauszug verglichen, ob die Zahlung schon eingegangen ist.«
Das klingt umständlich und zeitaufwendig, und das ist es auch. »Man muss es halt machen«, sagt auch Stefan Reggel, wie so viele andere Freiberufler.
Datenbank statt Textverarbeitung
Aber zurück zu Reggels »Lexoffice«-Erfahrungsbericht: »Ich hatte ein bisschen Bedenken, dass meine ›Kunden‹ erschrecken, wenn sie eine Rechnung bekommen, die anders aussieht als gewohnt. Aber mit ein paar Mausklicks war mein Logo und mein Schriftzug perfekt auf dem Rechnungsformular eingebunden, sodass die Rechnung ausgeschaut hat wie immer. Das war wirklich total einfach.«
Ein weiterer Vorteil an der Software: »In meinem Textverarbeitungsprogramm musste ich immer alle Kunden- und sonstigen Daten von Hand eingeben. Das übernimmt bei ›Lexoffice‹ die Software. Ich muss lediglich den Kunden einmal in einer Eingabemaske anlegen, dann zieht das Rechnungsformular immer die korrekten Daten aus der Datenbank.
Das ist eine echte Zeitersparnis!« Direkt aus der Software heraus können die Rechnungen dann per E-Mail versendet werden oder auch für Archivierungszwecke ausgedruckt werden.
Sind die Rechnungen dann angelegt und verschickt, überprüft »Lexoffice« sogar den Zahlungseingang, wenn ein Bankkonto mit der Software verbunden wurde. Auch in diesem Softwarefeature steckt wieder eine beachtliche Zeitersparnis, denn die Rechnungen müssen nicht mühsam mit den Kontoauszügen abgeglichen werden, um herauszufinden, welche Rechnung bereits bezahlt ist und welche möglicherweise noch nicht.
»So hat man auch beispielsweise eine ganz gute Übersicht, wo man finanziell gerade steht«, weiß der Tester. Schließlich steht man manchmal im Musikgeschäft vor einem neuen Mundstück oder neuem Notenmaterial und möchte spontan wissen, wie es auf dem Konto aussieht, welche Zahlungseingänge vielleicht noch zu erwarten sind und ob es gerade ratsam ist, die Noten oder das Mundstück zu kaufen oder lieber nicht.
Hat man dann etwas gekauft, was für die Einnahmen- und Ausgabenrechnung wichtig ist, lohnt es sich, die (ebenfalls kostenlose) Scan-App von »Lexoffice« aufs Smartphone zu laden. Mit dieser App können Belege erfasst werden – und zwar nicht nur als Bild. Vielmehr können mittels der Texterkennungssoftware, die die App nutzt, Summen und Texte direkt in die Software übernommen werden. »Auch hier spart man Zeit, wenn das Übertragen der Belege in die Tabelle wegfällt.«
Direkter Datenkontakt zum Steuerberater
»Eine Funktion, die ich noch nicht ausprobiert habe, die aber auch eine große Erleichterung wäre, ist die direkte Schnittstelle zum Steuerberater«, erklärt Reggel. Denn wenn man dem Steuerberater Zugang zur Datenbank gewährt, kann er die Buchhaltung direkt einsehen und prüfen, notwendige Daten direkt aus der Software übernehmen und natürlich die entsprechende Beratung anbieten.
Fazit
»Die Software ist so einfach aufgebaut und intuitiv zu bedienen, dass der Einstieg wirklich überhaupt nicht schwerfällt. Was die Software ihrem Benutzer alles abnimmt, ist phänomenal!«, schwärmt Stefan Reggel. »Außerdem gibt es jede Menge Lernvideos, alles wird auf Wunsch erklärt und es gibt einen guten Support für die Software.Aber man kennt sich eigentlich wirklich sofort aus.«
Ein großes Plus ist neben der Nutzerfreundlichkeit und dem Funktionsumfang der Echtzeit-Finanzstatus, der jederzeit abrufbar ist – und zwar sowohl am PC als auch am Smartphone. »Insgesamt ist ›Lexoffice‹ ein sehr durchdachtes System, das einem freiberuflichen Musiker eine Menge Arbeit abnehmen kann«, urteilt Reggel.
Arbeitsersparnis rechtfertigt die Kosten
Natürlich gibt es so eine Hilfe und Arbeitserleichterung nicht kostenlos. Je nach gewünschtem Funktionsumfang werden pro Monat im Abo 7,90 Euro, 13,90 Euro oder 16,90 Euro fällig. »Wenn man aber die Kosten für den Steuerberater dagegenhält, der dann nicht mehr so viel zu tun hat, fällt der Abo-Preis gar nicht mehr so sehr ins Gewicht.
Und wenn man dann noch mit einkalkuliert, dass man in der Zeit, die für die Übertragung von Belegen oder mit dem Abgleich von Kontoauszügen und Rechnungen verloren geht, locker spielen oder unterrichten könnte, ist es eigentlich fast schon keine Überlegung mehr, ob man ›Lexoffice‹ nutzt.
Schließlich ist die eigene Zeit auch kostbar. Und wenn man statt einer zusätzlichen Unterrichtsstunde oder einem abendlichen Konzert etwas Schönes mit der Familie unternehmen kann – umso besser!«, lacht Stefan Reggel. Denn »Quality Time« mit der Familie ist bekanntlich unbezahlbar.
